業務の効率化について


こんにちは、安井事務所の青山です。

今年は大雨が降ったり、台風が来たり、自然災害が多い年ですね。

工務店のお客様とお話をさせていただいたら、災害の被害が多すぎて、電気屋さん、瓦屋さんが忙しすぎて、本来業務がなかなか出来ないとのこと。何も災害のない平穏な年が恋しいところですね。

つい先日業務の効率化のセミナーに参加して来ました。

その際に思ったことを今回は書きたいと思います。

そのセミナーの肝は、データを集約してクラウドを活用しましょうということでした。

そして、連絡手段にチャットワークを活用して、チャットワークとクラウドをフル活用して作業の分担化とデータにアクセスできる権限を厳しく管理して、セキュリティを高めましょうということでした。

話を聞いていて思ったことは、今弊所にて行っている事と全く同じではないかということでした。

弊所では昨年からチャットワークの導入に取り組んでおり、今年に入ってからは、チャットワークとボックスを組み合わせて事務所のパソコンが事故や災害などですべて使えなくなったとしても、すぐに業務を復旧することが出来るようにしようとしていることと全く同じでした。

一部弊所においては採用していない事柄もあり、そういった部分はこれからの弊所の業務に取り込んでいければと思っています。

念のため、上記内容を補足説明させていただきますと、チャットワークとは、ラインやメールのようなコミュニケーションツールです。KDDIを中心とした日本企業が作った会社なので日本人にはなじみがあり、使い勝手が良いのではないかと思います。

そしてボックスとは、インターネットを使ったファイル共有サービスです。

今ではかなりの企業で導入が進んでいると思います。

私はプライベートでは10数年前からドロップボックスというサービスを利用していますが、これはインターネットを使ってワードやエクセルなどのファイルをインターネット上に保存して置き、インターネットを利用できるところからであれば、どこからでもそのファイルを利用することが出来るというサービスです。

インターネットだからセキュリティ面で不安があると思われるかもしれませんが、当然、セキュリティは厳重に管理されており、管理者がそのファイルにアクセス出来る人をメールアドレスを使って限定することが出来ます。そのため、ファイルの内容によってアクセスできる人を指定することもできるので情報の管理に有効です。また、どのメールアドレスを使っている人がいつその情報にアクセスしたのかの履歴も残ります。

社内での情報共有にも活用できますし、外部のお客様との情報共有にも活用できます。

パソコンで作成したデータをインターネット上でお客様と共有することが出来ますから、郵送の手間も省けますし、また、メールに添付するのとは違いますから、以前もらったデータを古いメールにさかのぼって探したり、パソコンを買い換えたとしてもデータの移動の必要がありません。

作業が特定の机で特定のパソコンでしかできないといったことがなくなりますから、作業効率が今までよりも上がるかと思います。

今後は在宅ワークに活用といったことも考えられるかもしれませんね。

まだ、お客様の中でチャットワーク・ボックスの導入をされておられないお客様におかれましては、今回のメルマガを機に、再度チャットワーク・ボックスの導入の検討をしてはいただけませんでしょうか?

上記の説明ではよく分からない、ちょっと興味があるけどもう少し教えてと思われた方は、担当者が訪問したときにご質問ください。

■第41回異業種交流勉強会のお知らせ  

★日時  

10月12日(金) 18時~

★場所   

ハートピア京都  

京都市中京区烏丸通竹屋町角

地下鉄烏丸線 丸太町駅下車5番出口すぐ    

★内容   

第1部 労働安全衛生法 

法律で決まっている一般事業場の安全衛生管理体制

※会社内で研修ができるような資料をデータでお渡しします!

第2部 「一倉定に学ぶ経営学」    

外注増加で損益はどうかわるか?

★持ち物  

筆記用具、電卓  

★参加費  

○勉強会のみにご参加の方は、以下の通りです。  

関与先様:5,000円  

一般:7,000円         

今月は懇親会はございません。

○参加費は、当日頂戴致します。  

★お申込

税理士安井伸夫事務所 青山まで  

075-256-8628  

こちらからも詳細確認、お申込み出来ます!↓    

https://www.yasuioffice.com/igyosyukoryukai  

★申込期限・キャンセル期限   

10月9日(火)の17時までとさせて頂きます。  

★ご注意    

ネットワークビジネス、宗教、各種団体・セミナー等の勧誘目的の参加はご遠慮願います。

■ トップマネジメントセミナーのお知らせ

来年より、トップマネジメントセミナーの開催日程を大幅に変更しました!

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また、新たにパック制度を導入し、単発でセミナー申込をしていただくよりもお得な料金で受講が可能です!

会社経営をするにあたって必要不可欠な知識を短期間で身につけたい方は、是非お申込み下さい!!!

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