ビジネスメールとビジネスチャットのマナー

皆さんこんにちは！

次原です。

新型コロナウイルスの影響で在宅が増えたかと思います。

そこで大活躍している便利ツールの１つとして、「チャット」があります。

今は連絡手段が「メール」から「チャット」へと変化しています。

「メール」と「チャット」の違いとしては、以下のようなものかと思います。

複数の人数でのやり取りをする場合は、チャットの方が便利ですよね！

当事務は、顧問先様とは「Chatwork」を利用し、社長と経理担当の方などと複数人数でやりとりをしています。

また、データのやり取りやデータ共有は「Box」を利用しております。

そこで、どうしたらいいだろう？と個人的に迷っていたのが、チャットでのビジネスマナー。

個人的にLINEなどのSNSは利用していますが、それをビジネスで使うとなると、どのように送ればいいのか？当初とても迷いました。

そこで、色々な本を読んだり、ネットで調べたりしました。

今回は、ビジネスチャットマナーをお伝えしたいと思います！

ビジネスマナーをお伝えする前に、メールとチャットの歴史をお話しした方が、だからこういうふうに書いていたのか！と分かるので、歴史からお伝えしたいと思います。

ビジネスにメールが使われ出したのは1990年代後半、当初は手紙やファクスの電子化、代用という側面が強く、宛名や挨拶、署名などに関する少々堅苦しい書式が付きものでした。

現在はメールの書き方も大きく変わってきています。

スマホを持っている大半の方が利用しているLINEやfacebookのメッセンジャーなどのチャット機能により、スピーディなやり取りに慣れてしまうと、メールもチャット風の文書を送る人が増えてきました。

さて、メールからチャットへの移り変わりがわかったところで、

本題のビジネスチャットマナーはどうなのか？

ということですが、、、

チャットはもともと「雑談」「おしゃべり」を意味する英語であります。

このように考えたらいいかと思います。

メールは、「手紙の電子化」

チャットは、「会話の電子化」

なので、ビジネスチャットは,

短文でストレートな表現を意識した方が良いです。

場合によっては絵文字を使うことも必要です。

短文でストレートな文章を送ると、受け手のとらえ方で気分を害し、コミュニケーションの効果を損ねるおそれもあり、そこで、あえて絵文字を使うなどの気配りを加えることで、そうしたリスクを最小化できるそうです。

文字だけでは気持ちが伝わらなくて誤解を招くこともあります。

変なニュアンスで伝わらないか心配な時には、笑顔マークなどを添えることで、悪意がないことが伝えられます。

ビジネスで絵文字はどうかと感じる人もいるかもしれませんが、チャットというのはそういう文化です。

ビジネスチャットでのマナーを調べ、学びましたが、絵文字などを積極的に利用するようにすすめられています。

私もビジネスチャットを送る時は、お客さんと普段会話しているように、感情を付けて積極的に絵文字を利用しています！

ただ、そういう文化だとわかっていない方もおられますので、相手に合わせるという配慮をしたり、初めてチャットでの会話をするときに、「ビジネスチャットマナーの本で絵文字利用の推奨が書かれていたので、あえて絵文字を使わせてもらいます。」などと断りをいれるというのがマナーかもしれませんね。

そして、チャットで〇〇様と文頭につけられる方も中にはいますが、チャットには、「メンション」があります。文頭に〇〇様と付けるのではなく、「メンション」機能を使いましょう！

メンションとは、「ちょっと触れる」や「名を挙げる」といった意味の英語ですが、IT用語としては、主にTwitter上で用いられる「@（ユーザー名）」の形式を含んだツイートのことです。

この人に対して文章を送っています！とアピールする機能です。

「Chatwork」でしたら「To機能」です。

この機能さえ利用していれば、〇〇様と文頭に書くのは不要です。

新たなビジネスツールが誕生したら、新たなビジネスマナーが出てきます。

最近読んだビジネスマナー本には、タクシーの乗り方について、以下のように書かれていました。

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原則として、タクシーの座席の中で最も上座は「運転手の後ろ」、次いで「助手席の後ろ」、「後部座席の中央」、「助手席」の順に下座となっています。

しかし、タクシーには部下が先に入り、上司がタクシーに乗り込む間に運転手に目的地を伝えるといった心遣いが新常識としてのマナーです。

また、日本は高齢の社長が多い中、運転手の後ろの席に案内するのは配慮に欠ける場合があります。タクシーに乗る場合、目上の方に対して「運転手に目的地を伝えるので先に入ります」や「乗り降りが大変でしたら手前の席に座られますか？」と伝えればスムーズですね。

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これを読んだとき、びっくりしました。

本当か？と思いネットでも調べたぐらいです(笑)

ビジネスマナーは変化していくのですね、、、

新入社員が学んだビジネスマナーと定年間際の社員の知っているビジネスマナーには凄いギャップがあるかもしれません。

定期的に、ビジネスマナーも勉強しないといけないなと感じました。

一貫して言えるのは、マナーというのは相手に快く思ってもらうものだと思います。

相手を思いやって接するという態度でいれば、新たなビジネスマナーが出てきても問題ないのかもしれません。